APRÓ og MMS: Snjöll lausn og einfaldari inntaka í menntaskóla

Miðstöð Menntunar og Skólaþjónustu (MMS) hefur lengi staðið frammi fyrir flóknum verkefnum tengdum inntöku nemenda í menntaskóla.

Með vaxandi fjölda umsókna og þörfinni fyrir gagnsætt og sanngjarnt ferli þurfti MMS að endurskoða núverandi kerfi.

Heildstæð lausn fyrir flókið ferli

APRÓ fékk það verkefni að þróa alhliða kerfi sem tekur við umsóknum frá bæði nýnemum og eldri nemendum. 

Auk þess gerir kerfið skólastjórnendur kleift að geta skráð sig inn á öruggan máta og skoðað umsóknir, skilgreint námsbrautir og stillt þannig úrvinnslukröfur eftir þörfum hvers skóla. 

Kerfið sem APRÓ byggði tekur við umsóknum frá Island.is, en sá hluti var unninn af Origo. 

APRÓ sá síðan um að veita Island.is upplýsingar um opin umsóknartímabil skólanna, hvaða norrænu tungumál og þriðju tungumál væru þar í boði og hvaða námsbrautir væru senn opnar fyrir skráningu.

Skólarnir notast við kerfið m.a. til þess að stilla upplýsingarnar en einnig til að vinna úr umsóknum, en stærsti hluti þess snýr að úrvinnslu nýnema.

Þessi hluti kerfis gerir skólunum kleift að stilla af fjölda nemenda sem skólinn getur tekið við. Í sumum tilvikum geta skólar sett fjöldatakmarkanir niður á hverja braut fyrir sig. 

Notast er við sérstakt algrími í úrvinnslunni sem sér til þess að nemandi sem sækir um skóla kemst í þann skóla sem hann forgangsraðaði hæst, gefið að nemandi standist kröfur skólans. 

Þegar úrvinnslu er lokið sér kerfið um að senda gögnin sjálfkrafa yfir til námsumsjónakerfis skólanna þar sem skólarnir geta unnið við að setja nemendur niður í áfanga.

Einn stærsti kosturinn við nýja kerfið er að úrvinnslan, sem áður fór fram í Excel, er nú að fullu tölvuvædd. Kerfið raðar nemendum sjálfkrafa, reiknar vegið meðaltal og flokkar eftir 1., 2. og 3. vali nemanda.

Sniðið að þörfum hvers skóla

Teymið sem vann verkefninu; Kári Gunnarsson, Loki Húnfjörð Jósepsson og Birnir Þór Árnason.

„Verkefnið var krefjandi en engu að síður afar skemmtilegt og samstarfið við MMS gekk virkilega vel. Snemma í ferlinu komu svo inn fulltrúar frá nokkrum skólum til þess að m.a. fá rétt speglun á þörfum skólanna“ segir Loki, teymisleiðtogi hjá APRÓ.

Sérstök athygli var lögð á að mæta mismunandi þörfum skóla en sem dæmi þarf skóli eins og Tækniskólinn aðra tegund af úrvinnslu en t.d. flestir aðrir menntaskólar.

„Þetta kerfi hefur sparað okkur gríðarlegan tíma og er liður í að samræma hvernig skólarnir taka inn og raða nemendum. Ferlið er nú mun gagnsærra“ segir Guðrún Helga Ástríðardóttir, sérfræðingur í skólaþjónustu framhaldsskóla hjá MMS.